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La mission des Archives Vivantes est de collecter , classer, restaurer, inventorier les documents anciens .Pour mener à bien cette mission, il est nécessaire de saisir les documents, images, etc...dans une base de données qui permette ensuite à travers les requêtes, de les retrouver , les trier, les regrouper par nom, genre, date ou époque. C'est une tâche énorme et ingrate mais indispensable pour qu'un inventaire complet et utile soit réalisé.

Informatisation

Elle a démarré fin 2001 par une mise en oeuvre du logiciel Acces de Microsoft, adapté aux besoins des archives et facilement transposable à l'avenir si besoin était.

L'ordinateur des Archives Vivantes, acquis mi 2001, a été doté d'une mémoire vive de 384 Mégaoctets pour pouvoir manipuler des images; c'est une machine moderne et rapide avec scanner, imprimante couleur, graveur et lecteur de CD ROM, et qui peut être mise en réseau.

Une présentation sommaire de la base de données et des possibilités du logiciel est donnée ci-après.
Les Archives étant rangées actuellement dans des boîtes d'archives classiques selon la règlementation en vigueur, la saisie consiste à inventorier le contenu de chacune de ces boîtes. Les documents peuvent aussi être déplacés physiquement et virtuellement d'une boîte dans une autre, en cas d'erreur ou de surcharge d'une boîte.

Les recherches sont très souples et elles s'effectuent sur le plus simple (le document) puis sur le dossier puis sur la boîte. On trouvera donc très rapidement . L'application la plus spectaculaire est la recherche d'un personnage. Les recherches sur les dates peuvent s'effectuer en liste déroulante ou dans une fourchette de dates.

Une requête complexe peut combiner des recherches de personnages, de dates, de lieux etc...et s'imprimer. Voir les exemples ci-après. Cliquer sur les images pour les agrandir.

La saisie

Accès à la base de données: première étape, la saisie d'un document ou d'un dossier dans une boîte
	Un clic sur "choix de la boîte" ouvre cette fenêtre ensuite il suffit de dérouler la liste des boîtes pour faire son choix.
Un clic sur"la boîte choisie " permet d'afficher le contenu de celle-ci pour la corriger ou la compléter
	Si la boîte A 01 est sélectionnée, un clic sur le dernier bouton à droite va ouvrir son contenu, pour completer la saisie ou la modifier

La recherche

Revenons à la première fenêtre générale et cliquons sur "tri par dates" dans la fourchette 1880 à 1911
Le tri par année et par mois se fait sur la première touche à gauche dans la fenêtre générale Ce tri peut s'affiner en spécifiant le type de document
	Recherches d'une photocopie
Recherche de photos ou cartes postales avec vignettes	Recherche de plans ou autre document iconographique.
Recherches généalogiques	Recherches d'intérêt local: fêtes, affiches etc..